Notre cabinet traite des données à caractère personnel relatives à des personnes physiques dans le strict cadre de son activité professionnelle d’avocat et de l’exercice des mandats confiés à Me ENTRINGER ou à Me HOLZ.
Nous devons ainsi répondre aux obligations du Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Les responsables des traitements des données collectées sont Me Benoît ENTRINGER et Me Florence HOLZ. Ils déterminent en cette qualité la finalité et les moyens du traitement.
Le présent document a été établi pour décrire la manière dont les données sont collectées, utilisées et protégées par le cabinet ENTRINGER & HOLZ.
Dans ce cadre, nous vous fournissons les informations suivantes :
I. Données à caractère personnel collectées :
Notre cabinet est amené à collecter et à traiter des données telles que votre :
- Nom et prénom,
- Date et lieu de naissance, nationalité,
- Numéro d’identification du fichier national et carte d’identité,
- Adresse postale, adresse email, téléphone, numéro de fax,
- Coordonnées bancaires,
- Situation familiale et socio-professionnelle.
Le cabinet peut également être amené à collecter et traiter des données de catégorie particulière relatives aux condamnations pénales et aux infractions, ou d’autres données sensibles comme l’origine ethnique ou raciale, opinion politique, croyances philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, informations génétiques, données biométriques, ainsi que la santé et la vie et l’orientation sexuelle. Le traitement de ces données particulières peut s’avérer nécessaire pour l’exercice de la profession d’avocat. Il n’est opéré que si les données concernées sont strictement nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.
II. Modalités de collecte des données :
1. Les données à caractère personnel permettant une identification individuelle nous sont communiquées par vous-même, nous sont transmises à l’occasion de l’ouverture d’un dossier, de l’exécution du mandat qui nous est confié, ou dans le cadre des missions de représentation et d’assistance confiées à l’avocat. Elles peuvent aussi être collectées auprès de tiers comme les huissiers, experts, juridictions, avocats, administrations, parties adverses, dans les stricts besoins de l’exercice de la profession d’avocat. Elles peuvent également être obtenues sur autorisation d’un tribunal.
Me ENTRINGER et Me HOLZ orientent leurs clients lorsqu’ils fournissent leurs données personnelles sur les documents qui sont nécessaires pour les représenter, les assister et les conseiller. Ils s’engagent à ne conserver et traiter que les données strictement nécessaires à leurs activités professionnelles et supprimeront toute donnée reçue, non utile à leurs activités dans les plus brefs délais.
2. Nous recevons automatiquement des informations statistiques quand vous utilisez le site EDITUS, édité par EDITUS Luxembourg SA.
Ces données concernent des actions et des schémas de navigation, sans aucune identification individuelle. Nous ne traitons pas ces informations.
La politique relative aux cookies d’Editus est consultable à l’adresse www.editus.lu
3. Notre site internet.
Notre site internet est hébergé aux Etats-Unis.
Il ne collecte que des données de nature technique qui sont les suivantes :
- adresse IP ;
- statistique de session ;
- flux de navigation et clics ;
- type et version du navigateur.
Nous n’utilisons aucun cookie, ou technologie similaire, ayant vocation à capturer vos données à caractère personnel.
Un cookie est un fichier texte de petite taille déposé sur le terminal (ordinateur, mobile, tablette) lors de votre visite sur un site internet. Ce cookie permet d’identifier le terminal lors de chaque visite du site internet pendant la durée de validité du cookie.
Notre site utilise des cookies de deux catégories, les essentiels et les analytiques.
1ère catégorie : Cookies essentiels :
Ces cookies sont principalement de nature technique et ne peuvent être limités sans empêcher le bon fonctionnement du site. Ils sont indispensables et sont envoyés exclusivement par notre site internet. En utilisant ce site, vous acceptez donc l’utilisation des cookies essentiels.
2ème catégorie : Cookies analytiques – statistiques :
Ces cookies nous permettent de recevoir des statistiques d’utilisation de notre site internet. Ces données sont indispensables pour son amélioration. Nous avons un intérêt légitime à envoyer ces cookies analytiques.
Les principaux cookies utilisés sur ce site sont analytiques-statistiques et proviennent des fournisseurs WordPress et Google. Vous pouvez consulter la politique y relative sur leur site en cliquant sur les liens suivants :
Opposition aux cookies :
Nos deux fournisseurs mettent à disposition des solutions de type « opt-out » qui permettent de bloquer le tracking de leurs services. Ces solutions sont expliquées sous les liens suivants :
La plupart des navigateurs internet peuvent être configurés afin d’avertir les utilisateurs des tentatives de mise en place de cookies ou pour limiter le type de cookies qu’ils acceptent. Veuillez vous reporter à la rubrique d’aide de votre navigateur afin de savoir quelles options votre navigateur propose.
III. Finalités de la collecte de données personnelles :
Les données collectées par le cabinet font l’objet d’un traitement ayant pour finalité de :
- exercer l’activité d’avocat au vu des missions de représentation et d’assistance qui lui sont confiées ;
- constater, exercer ou défendre un droit en justice ;
- vérifier les identités des parties en présence ;
- répondre à des questions et contacter les parties en présence ;
- exécuter des engagements contractuels ;
- éviter toute activité illicite ou illégale ;
- faire respecter le mandat confié ;
- répondre aux obligations légales ;
- conserver les documents confidentiels ;
- améliorer notre site internet et nos services.
IV. Base juridique du traitement :
- votre consentement ;
- une négociation ou l’exécution d’un contrat ;
- les intérêts légitimes du cabinet (le maintien du lien avec vous) ;
- les obligations légales et règlementaires.
V. Destinataires des données :
1. Le secret professionnel
Les avocats à Luxembourg sont tenus, par la loi, de se conformer au respect du secret professionnel. Toute violation de ce devoir par un avocat peut conduire à des sanctions pénales et/ou disciplinaires. Ainsi, tous vos dossiers sont traités de manière strictement confidentielle sauf lorsque vous avez autorisé leur divulgation ou lorsque celle‐ci est requise par la loi.
Les données collectées par Me ENTRINGER et Me HOLZ ne sont consultables que par les avocats du cabinet et les collaborateurs de l’étude liés par un contrat et ce dans les limites nécessaires au traitement des dossiers.
2. Lieu de stockage
Les informations recueillies sous forme papier sont conservées dans nos locaux professionnels qui sont sécurisés.
Les données informatiques sont conservées sur notre serveur interne. Elles sont sauvegardées sous forme cryptée dans un data center externalisé, localisé au Grand-Duché de Luxembourg.
Nous appliquons des procédures et des mesures de sécurité strictes selon les moyens actuels de la technique, dans le respect des dispositions du Règlement général pour la protection des données et de la législation nationale en vigueur.
3. Le transfert de vos informations
a) L’exercice de l’activité d’avocat
Les données à caractère personnel que nous collectons sont susceptibles d’être transférées à des tiers comme les huissiers, experts, juridictions, avocats, administrations, seulement pour les stricts besoins de l’exercice de la profession d’avocat, y compris de la procédure judiciaire en vue de la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit. Le transfert sera toujours opéré conformément aux dispositions légales, règlementaires ou contractuelles qui l’autorisent.
b) Les sous-traitants
Le cabinet ENTRINGER & HOLZ peut faire appel à des sous-traitants pour la gestion informatique, comptable et celle des ressources humaines. Ces tiers sont eux-mêmes tenus de respecter les obligations légales en matière de protection des données personnelles en tant que sous-traitant.
c) Les obligations sur réquisition ou décision de justice
Me ENTRINGER ou Me HOLZ peuvent être amenés à communiquer les données collectées à toute personne, sur réquisition d’une autorité étatique ou sur décision judiciaire.
d) Les obligations en matière de lutte contre le blanchiment.
Nonobstant le secret professionnel évoqué ci‐dessus, la règlementation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent impose aux avocats à Luxembourg d’obtenir un certain nombre d’informations concernant leurs clients. En cas d’activités suspectes impliquant le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et des infractions pénales connexes, les avocats à Luxembourg ont l’obligation de porter à la connaissance des autorités compétentes l’existence de telles activités, sans en informer au préalable le client.
VI. Délai de conservation des données :
Les données personnelles collectées lors de l’activité professionnelle de Maître ENTRINGER ou de Maître HOLZ sont conservées le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de la collecte, à savoir la relation contractuelle. Elles sont ensuite archivées le temps pendant lequel la responsabilité de Maître ENTRINGER et de Maître HOLZ pourrait être mise en cause. Les dossiers papiers, à l’exception des actes originaux, sont détruits passé un délai de 5 ans après la clôture. Les dossiers informatiques et la base des données personnelles sont supprimés après un délai de 10 ans.
VII. Vos droits à propos de vos données à caractère personnel :
1. Vos droits sur vos données à caractère personnel traitées par notre cabinet sont notamment :
- l’information ;
- l’accès aux données vous concernant, la copie de ces données et le droit de les rectifier ou de les mettre à jour ;
- obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel, à moins qu’un motif légitime ne justifie leur conservation ;
- vous opposer à tout moment aux traitements de vos données à caractère personnel, à moins qu’un motif légitime ne prévale sur vos intérêts et vos droits et libertés ;
- demander la limitation du traitement de vos données ;
- demander la portabilité de certaines données à caractère personnel, à savoir les recevoir dans un format structuré couramment utilisé, lisible afin de les transmettre à un autre Responsable de traitement.
Les demandes et les réclamations doivent être adressées par courrier recommandé, avec une copie certifiée conforme de votre carte d’identité, à l’adresse suivante :
Etude ENTRINGER & HOLZ
Protection des données personnelles
18 avenue Grand-Duc Jean
L-1842 HOWALD
Nous nous efforcerons de traiter votre demande dans les plus brefs délais.
2. Faire valoir vos droits
Le cabinet s’engage à protéger et à sécuriser vos données à caractère personnel conformément au Règlement. Elle a pour cela sensibilisé son personnel, adapté ses outils informatiques, imposé à ses sous-traitants de respecter les mêmes garanties de sécurités des données à caractère personnel.
En cas de violation des données à caractère personnel, la société doit la notifier à la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD), établie à L-4370 Belvaux, 15, Boulevard du Jazz. Cette Commission a également compétence pour recueillir et traiter les réclamations émanant de personnes concernées par le traitement de leurs données.
VIII. Modification de la politique des données :
Nous sommes susceptibles de modifier régulièrement notre politique des données.
mis à jour le 24 mars 2023